Checks en controle in Factview
Om er zeker van te zijn dat de rapportstructuur en de administratie correct zijn ingericht, biedt Factview verschillende controlemogelijkheden.
Met deze controles kan worden nagegaan of:
-
alle rekeningen correct zijn gemapt
-
de balans en winst- en verliesrekening kloppen
-
de totalen van de administratie overeenkomen met de rapportstructuur
Factview bevat hiervoor twee onderdelen:
-
Mapping controle
-
Checklist
Mapping controle
De Mapping controle geeft een overzicht van alle rekeningen binnen het dossier en controleert of deze correct zijn opgenomen in de rapportstructuur.
Ga via het hoofdmenu naar:
Controleren → Mapping controle
Hier verschijnt het controleoverzicht.
Opbouw van het controleoverzicht
Het controleoverzicht bestaat uit drie onderdelen.
1. Beschrijving
In deze kolom staan de verschillende onderdelen van de controle.
Hier wordt onder andere weergegeven:
Saldo alle rekeningen van het dossier
Het totale saldo van alle grootboekrekeningen in het dossier.
Saldo gemapte rekeningen in de standaardstructuur
Het saldo van alle rekeningen die aan de rapportstructuur zijn gekoppeld.
Berekend verschil importset
Het verschil tussen het totale dossiersaldo en het saldo van de gemapte rekeningen.
Verschil als gevolg van niet of foutief gemapte rekeningen
Geeft aan of er rekeningen ontbreken of verkeerd zijn gekoppeld.
2. Realisatie per maand
In deze kolommen worden de bedragen per maand weergegeven voor het geselecteerde jaar.
Hiermee kan worden gecontroleerd of:
-
de winst- en verliesrekeningen correct zijn opgenomen
-
de balansrekeningen correct zijn verwerkt
-
de totalen overeenkomen met de administratie
Door de bedragen per maand te bekijken kunnen afwijkingen sneller worden opgespoord.
3. Totaal
De kolom Totaal toont het totaalbedrag over het gehele jaar.
Hiermee kan snel worden gecontroleerd of de jaarlijkse totalen van het dossier en de rapportstructuur met elkaar overeenkomen.
Wanneer er verschillen zichtbaar zijn, betekent dit meestal dat:
-
rekeningen nog niet zijn gemapt
-
rekeningen verkeerd zijn gekoppeld
-
importgegevens niet volledig zijn
Checklist
Naast de Mapping controle bevat Factview ook een automatische checklist.
Ga via het hoofdmenu naar:
Controleren → Checklist
De checklist voert automatisch een aantal controles uit op de administratie en de rapportstructuur. Hiermee kan snel worden gecontroleerd of alles correct is ingericht voordat rapportages worden gemaakt.
Status van controles
Per controle wordt een status weergegeven:
Groen vinkje
De controle is in orde.
Rood kruis
Er is een probleem dat gecontroleerd moet worden.
Wat controleert de checklist?
De checklist controleert onder andere of:
-
de importsets in evenwicht zijn
-
alle grootboekrekeningen zijn gemapt in de standaardstructuur
-
balansrekeningen niet in de winst- en verliesstructuur zijn geplaatst
-
winst- en verliesrekeningen niet in de balansstructuur zijn geplaatst
-
rekeningen zijn gemapt op het laagste niveau van de structuur
Met de knop Alle checks uitvoeren kunnen alle controles opnieuw worden uitgevoerd en wordt de checklist bijgewerkt.
Waarom deze controles belangrijk zijn
Door regelmatig de Mapping controle en de Checklist te gebruiken, kan snel worden vastgesteld of de administratie correct is ingericht.
Dit voorkomt fouten in rapportages en zorgt ervoor dat de cijfers betrouwbaar blijven voor analyse en rapportage.